RPAで出来ること｜どんな業務を自動化できるのか

「デジタル化担当になったけど、何からはじめれば良い？」「生産性向上や業務効率化って、どう取り組めば良い？」。そんな企業が抱え悩みは、RPAで解決できるかもしれません。RPAの導入によって、具体的にどんな業務を効率化できるのか、ご紹介します。

RPAが得意なこと

RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ロボットが手順を自動化することをいいます。ロボットというと、工場での作業を自動化するイメージが強いかも知れませんが、RPAが自動化するのはオフィスのパソコン作業です。
RPAが得意なのは、「手順とルール」が決まっているパソコン業務です。人がいつものルールとしてルーティン化されている作業は、基本的にRPAが対応できると思って問題ありません。例えば、Aシステムの数値をBアプリに転記や、データから抽出した数値の集計作業、メールを起点として動作など、得意分野は、まるでアシスタントスタッフのごとく広範囲をカバーしています。

RPAでできる業務の自動化

実際に、どんな業務をRPAに代替できるのか、具体的な例を挙げてみます。

（1）データ入力業務

営業システムに入力済の注文データから一部の数値情報を抽出、毎月決まったタイミングで請求書作成システムに入力し請求書を作成、プリントアウトまでするといった作業です。RPAで自動化することによって担当者の作業時間を減らし、入力ミスの削減にも繋がります。

（2）データ集計業務

マーケテイング部門が広告運用の費用対効果集計をする際、特定キーワードのCPA、CPCなどのデータをグーグルアナリティクスから抽出したり、数値をグラフ化するといったことも可能です。また、人事部門で、社員の勤怠管理集計する場合であれば、勤怠システムから残業時間の数値を集計し、残業が多い従業員や部署をリストアップ。担当者へ確認するよう自動でメール送信をする、そんなこともできます。

（3）データの収集・反映業務

RPAは、データを集めてくるだけでなく、収集したデータの簡単な分析や検証をすることもできます。たとえば、こちらに記載されているEC事業者の競合価格調査なども、RPAの得意とするところです。

（4）複数のシステムやアプリにまたがった業務

営業管理システムに入力されている受注情報データをCSVファイルでダウンロードする。ダウンロードしたCSVファイルを商品管理システムへ取り込み在庫を調整する。社内メーラーから担当者へ結果報告メールを送信する。と、システムやアプリ間をまたぐような、一連の作業をRPAに任せられるので、今まで自社専用に開発というような、わざわざ専用システムを開発する必要がなくなります。

（5）メール送受信

特定のメールアドレスから届いたメールに添付ファイルが付いていれば、決まったフォルダへ保存する。テンプレートを使い担当者にメールを送信、といった普段であれば、わざわざメーラーを立ち上げて手作業していたことさえも自動化が可能です。さらには、タイマー設定によって、毎月発生する取引先への請求書メール送付などにも活用できます。RPAでは、宛先の間違いを防いだり、ファイルの保存元を誤ったりとミス防止にも役立ちます。他にも、年末調整のような年に1度の業務では、担当者が久しぶりの作業過ぎて、手順を失念することもしばしばですが、RPAは一度覚えた手順やルールは、何年後であっても完璧に実行できます。

RPAができること

RPAにもできないことはあります。それは「自ら考えて判断する」ことです。AIにイメージされる「顧客満足を高める方法は？」「売上アップをするには？」を考える役割ではありません。RPAは、あくまで人の代わりの『手の役割』として、ルールと手順に基づいたルーティン業務が活躍範囲です。
ここまででお気づきのとおり、未来型の働き方とは、AIが目や頭脳の役割、RPAが手の役割を担う世界です。この世界が近づけば近づく程に人的負担は減り、人は会議やお客様折衝、考える時間、クリエイティブな創造、そして休日や心の休息に当てる。これが、人間らしい環境と感じられる本当の意味での働き方改であり、今後、あらゆる企業で当たり前になるべき働き方の在り方ではないでしょうか。自社の課題の中に、RPAで解決できる作業や業務、範囲はどこかを見据え、教師データ（AIに覚えさせる元データ）の不足するAIよりも先行して、業務効率と生産性向上を目指す、デジタル化の第一歩を歩まれてはいかがでしょうか。